Заведующий делопроизводством

Обязанности:
Заведующий делопроизводством, в рамках своей деятельности, выполняет следующие функциональные обязанности: 2.1. обеспечивает правильное оформление, обработку и сохранность трудовых книжек, личных дел работников Управления, руководителей учреждений, подведомственных управлению благоустройства Администрации города Иванова (далее – подведомственных учреждений); 2.2. передает сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (форма СЗВ-ТД) в форме электронного документа посредством сервиса электронной отчетности СБИС в Пенсионный фонд РФ - в случаях перевода на другую постоянную работу, подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности - не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления; в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, иных документов, подтверждающих оформление трудовых отношений; 2.3 соблюдает порядок обработки персональных данных работников Управления и руководителей подведомственных учреждений, ведения личного дела; 2.4 обеспечивает защиту персональных данных работников Управления, руководителей подведомственных учреждений, от неправомерного использования или утраты; 2.5. оформляет приказы по кадровым вопросам, по личному составу, ведет книги регистрации приказов; 2.6. оформляет трудовые договора, дополнительные соглашения к ним с работниками Управления, руководителями подведомственных учреждений; 2.7. оформляет приказы по основной деятельности в рамках своего направления деятельности, ведет книгу регистрации приказов по основной деятельности; 2.8. готовит и организует аттестацию муниципальных служащих Управления на соответствие замещаемой должности муниципальной службы; 2.9. осуществляет контроль за формированием документооборота в Управлении в соответствии с утвержденной номенклатурой дел; 2.10. работает с документами архива, отвечает за их сохранность; 2.11. готовит документы постоянного хранения по Управлению для передачи на хранение в муниципальный архив города Иванова; 2.12. подготавливает справки, необходимые для оформления пенсионного обеспечения граждан, подтверждающие их факт работы в Управлении, на основе данных, имеющихся в документах архива Управления; 2.13. консультирует работников Управления и руководителей подведомственных учреждений по трудовому законодательству в пределах своей компетенции; 2.14. организует и осуществляет проверки подведомственных учреждений по вопросам соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, готовит акты по их итогам; 2.15. организует работу по учету военнообязанных работников Управления; 2.16. готовит отчеты: 1-Т (МС) – в кадровой части – для предоставления в Государственную статистику, отчет по форме 6 о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе, и отчет по форме 18 – для предоставления в военно-мобилизационный комитет Администрации города Иванова; о среднемесячной заработной плате руководителей, их заместителей и главных бухгалтеров муниципальных бюджетный учреждений, подведомственных Управлению, другие – по запросам Государственной статистики и иных органов; 2.17. участвует в рассмотрении и подготовке ответов на письма, запросы, обращения юридических и физических лиц, представления, предписания правоохранительных и иных органов государственной власти в рамках своей компетенции. 2.18. участвует в разработке локальных нормативных актов Управления в рамках своей компетенции. 2.19. организует работу по ведению делопроизводства в Управлении: ведение электронного и бумажного документооборота; учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации; распределение документов по подразделениям Управления; определение контрольных сроков испол