Основные обязанности: - планирование рабочего дня генерального директора (ведение календаря); -подготовка, организация совещаний/переговоров Офлайн и онлайн в google meet, Яндекс телемост, ZOOM и т.д. Подготовка, проверка документов направляемых, передаваемых руководителю. Умение сделать краткий обзор предоставляемых материалов. (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке совещания); ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. -делопроизводство генеральной дирекции в соответствии с номенклатурой дел генеральной дирекции; - прием/проверка первичных документов для дальнейшей их передачи (при необходимости) генеральному директору на рассмотрение/подпись сортирует/ контролирует по тематике/надлежащему (правильному) оформлению поступающих на подпись документов); - работа в программе 1С:Документооборот: обработка/регистрация входящей и исходящей документации и др.; -контроль и проверка исполнения сотрудниками задач/поручений генерального директора); -отправка корреспонденции почтой РФ и курьерскими службами; -планирование/формирование/контроль бюджета генеральной дирекции; -формирование (ежемесячно до 03 числа следующего месяца) отчетов для генерального директора по неисполнению поручений/задач (в программе 1С:Документооборот/протокольных поручений/задач); - организация служебных поездок генерального директора/директора по развитию (заказ авиа/ж/д билетов; доставка; бронирование проживания в гостинице/отеле и др.) по поручению руководителя и других сотрудников. Личные качества устойчивость нервной системы; самообладание; ответственность; дисциплинированность; высокий уровень культуры в поведении, речи, одежде, ведь секретарь — лицо офиса; коммуникабельность; хорошая память; надежность; пунктуальность; аккуратность; находчивость; исполнительность; сосредоточенность внимания; эмоционально-волевая устойчивость; организаторские способности; знание иностранного языка (желательно); знание основ психологии общения, этики и эстетики.
Требования:
Высшее или неполное высшее образование, стаж аналогичной работы от 2 лет, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), уверенный пользователь программ Microsoft Office (Word, Ехсе1) и 1С Документооборот. В ДО. Загрузка входящей документации, распределение, создание процессов (шаблонных и ручных) согласование протоколов, Запуск распоряжений, приказов, служебных записок и т.д. Должен знать: • основные нормы делопроизводства; • основы ведения переговоров; • ведение потока входящей и выходящей корреспонденции в соответствии с общепринятыми деловыми стандартами; • стандарты делового общения. Должен обладать: • умением работать с большим объемом информации; • исполнительностью, пунктуальностью, инициативностью; • ответственностью за качественное и своевременное выполнение поставленных задач; • работоспособностью, коммуникабельностью, стрессоустойчивостью, умением расставлять приоритетность задач, лояльностью.
Условия:
график работы 5/2, с 8.00 до 17.00, перерыв 12.00 - 13.00; официальное трудоустройство, социальные гарантии по ТК РФ (оплачиваемый отпуск, больничный лист и т.п.); условия оплаты труда обсуждаются индивидуально по итогам собеседования; своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц; для сотрудников, проживающих в г. Орск, организован транспорт по доставке сотрудников из г. Орска до места работы в г. Гай и обратно; испытательный срок 3 месяца.
